Vorteile des digitalen Essenszuschusses mit Probonio

So funktioniert’s Schritt für Schritt

Steuerliche Regelungen (Stand 2025)

Was ist nicht erstattungsfähig?

Häufige Fragen (FAQ)

Spezielle Anwendungsfälle für den Essenszuschuss

Was ist der Essenszuschuss?

Der Essenszuschuss ist ein steuer- und beitragsfreies Gehaltsextra, das Unternehmen ihren Mitarbeitenden pro tatsächlich geleistetem Arbeitstag gewähren können. Damit lassen sich Lohnnebenkosten sparen und gleichzeitig die Mitarbeiterbindung stärken. Das Guthaben kann flexibel angespart und für Mahlzeiten oder Einkäufe im Lebensmittelhandel genutzt werden.

Vorteile des digitalen Essenszuschusses mit Probonio

• Bis zu 8 € pro Arbeitstag steuer- und beitragsfrei für Mahlzeiten in Gaststätten oder beim Lieferdienst.
• Bis zu 2 € pro Arbeitstag steuer- und beitragsfrei für Einkäufe im Lebensmittelhandel (z. B. Supermärkte, Bäckereien, Metzgereien).
• Maximale Flexibilität: Das Guthaben kann überall eingelöst werden – im Restaurant, beim Lieferdienst, im Supermarkt oder auch im Homeoffice.
• Einfache digitale Abwicklung: Mitarbeitende fotografieren ihre Belege und reichen sie per App ein. Die Erstattung erfolgt automatisiert mit dem Gehalt.
• Minimale Belastung für HR: Am Monatsende werden die Arbeitstage hochgeladen, Probonio prüft alle Belege auf Steuerkonformität und übernimmt die Archivierung.

So funktioniert’s Schritt für Schritt

1. Kostenlose Einrichtung: Unternehmen registrieren sich, legen Mitarbeitende an und konfigurieren das Budget.
2. Belege einreichen: Mitarbeitende fotografieren ihre Essensbelege und laden sie in der App hoch.
3. Automatisierte Prüfung & Auszahlung: Probonio prüft die Belege und der Zuschuss wird mit dem Gehalt ausgezahlt
4. Transparenz: Alle Daten und Erstattungen sind jederzeit digital einsehbar.

Lohnsteuerrichtlinien 2002, RZ 93, 94, 95, 95a, 95b, 96 (Fassung 18.12.2025)

• Bis zu 8 € pro Arbeitstag für Mahlzeiten in Gaststätten/Lieferdiensten steuer- und beitragsfrei.
• Bis zu 2 € pro Arbeitstag für Einkäufe im Lebensmittelhandel steuer- und beitragsfrei.
• Beispiel: Bei 18 Arbeitstagen ergibt sich ein steuerfreies Gehaltsextra von bis zu 144 € monatlich.
• Die detaillierten Lohnsteuerrichtlinien finden Sie unter diesem Link: Lohnsteuerrichtlinien 2002 - Findok

Was ist nicht erstattungsfähig?

Nicht erstattungsfähig sind Alkohol, Tabakwaren, Non-Food-Artikel, Pfand und Trinkgeld. Die Nutzung des Guthabens ist im Rahmen der Arbeitgeberrichtlinien möglich.

Häufige Fragen (FAQ)

Für wen gilt der Essenszuschuss?
Der Arbeitgeber entscheidet, den Essenszuschuss für alle Mitarbeitenden oder Gruppen von Mitarbeitenden anhand sachgerechter Kriterien zur Verfügung zu stellen.

Wie bleibt der Essenszuschuss steuerfrei?
Im Rahmen der Freibetragsgrenzen des Einkommenssteuergesetzen § 3 Abs. 1 Z 17 EStG 1988 für freie oder verbilligte Mahlzeiten.

Wie funktioniert die Integration in die Lohnabrechnung?
Probonio bietet Schnittstellen und Importdateien für viele gängige Lohnprogramme (z. B. DATEV, SAP, Lexware, etc.).

Wie lange kann das Guthaben angespart werden?
Das Guthaben kann flexibel angespart und zu einem späteren Zeitpunkt im Rahmen der Arbeitgeberrichtlinien eingelöst werden.

Tipp: Für weitere Fragen oder individuelle Beratung steht das Probonio-Team gerne zur Verfügung. Die digitale Lösung sorgt für maximale Flexibilität und Transparenz – egal, wie und wo gearbeitet wird.