Massenimport von Mitarbeiter-Daten
Massen-Import via Excel-Tabelle
Versenden von Einladungsmails an Mitarbeitende
Problembehebung: Registrierungsmail abgelaufen
Verwaltung der Mitarbeiter-Stammdaten (Personalnummer, Mail-Adresse, etc.)
Umgang mit ausscheidenden Mitarbeitenden
Hinzufügen weiterer Administratoren
Hinzufügen von Mitarbeitenden
Damit Ihre Mitarbeitenden alle Benefits und Funktionen nutzen können, müssen Sie deren Daten im Arbeitgeber-Portal anlegen und eine Einladung zur Probonio-App versenden. Mitarbeitende können Sie direkt auf der Startseite hinzufügen. Klicken Sie dazu auf den Button rechts mittig:
Ebenso können Sie Ihre Mitarbeitenden in der Stammdaten-Sektion im Menü anlegen. Navigieren Sie dafür im Menü auf Stammdaten und anschließend auf den Button Mitarbeiter anlegen rechts oben.
Tragen Sie nun die E-Mail-Adresse der Person ein, die Zugriff zur Mitarbeiter-App erhalten soll. Ebenso besteht die Möglichkeit, mehrere E-Mail-Adressen einzugeben oder z.B. aus einer Liste in das Feld zu kopieren. Bestätigen Sie den Schritt mit Klick auf den Button Anlegen.
Unter dem Abschnitt mit den E-Mail-Adressen befindet sich ein Button mit der Bezeichnung Mitarbeiter sofort einladen. Wenn Sie beim Anlegen die Checkbox Mitarbeiter sofort einladen klicken, wird die Einladung sofort versendet. Sollten Sie bis zur ersten Nutzung des Mitarbeitenden noch keine Benefits konfiguriert haben, ist allerdings in der Mitarbeiter-App noch kein Benefit sichtbar. Wir empfehlen daher, die Einladung erst zu verschicken, wenn Sie alle Benefits konfiguriert haben, oder lediglich gezielt zu nutzen.
Massenimport von Mitarbeiter-Daten
Falls Sie eine große Anzahl an Mitarbeitenden auf einmal anlegen möchten, kommen Sie gerne auf uns zu. In diesem Fall können wir einen Massenimport von Nutzerstammdaten durchzuführen – entweder per CSV oder über eine andere Schnittstelle, wie etwa Personio.
Massen-Import via Excel-Tabelle
Gerne können Sie die Tabelle im Anhang dieses Beitrags nutzen und Ihrem persönlichen Ansprechpartner zum Import zukommen lassen
Massen-Import via Personio
Verbinden Sie ganz einfach Probonio mit Personio und vermeiden Sie mehrfaches manuelles Einpflegen von Mitarbeiterdaten. Durch die Integration werden in Personio angelegte Mitarbeiter automatisch nach Probonio übertragen. Die Synchronisierung findet jede Nacht statt, Sie können Sie aber auch jederzeit manuell starten. Die Personio-Schnittstelle können Sie direkt in Ihrem Portal in den Einstellungen einrichten. Eine Anleitung finden Sie ebenso direkt im Portal: https://manager.probonio.at/settings/hrSystem
Versenden von Einladungsmails an Mitarbeitende
Bitte beachten Sie, dass der Versand der Einladungsmails manuell durch den Arbeitgeber ausgelöst werden muss und nicht automatisch erfolgt. Auf der Seite für die Mitarbeiterstammdaten finden Sie eine Übersicht Ihrer Mitarbeitenden. Dort können Sie in der Spalte "Status" den "Einladen"-Button nutzen, um einzelne Mitarbeitende gezielt zur Nutzung einzuladen. Alternativ können Sie alle angelegten Mitarbeiter auf einmal einladen, indem Sie den grünen Button mit dem Brief-Icon anklicken.
Standardmäßig legen Sie zuerst alle Mitarbeitenden an, ohne diese direkt einzuladen. So haben Sie Zeit, in Ruhe alle Benefits zu konfigurieren und die Einführung des Systems in Ihrem Unternehmen zu kommunizieren. Erst wenn Sie den Button Alle Mitarbeiter einladen klicken, erhalten Ihre Mitarbeitenden zeitgleich eine Registrierungs-Mail und werden zur Nutzung von Probonio eingeladen. Die Mitarbeitenden sehen nach der Registierung und direkt beim ersten Öffnen der App, welche Benefits ihnen zur Verfügung stehen - ein erstes positives Nutzererlebnis garantiert.
Auf der Mitarbeiter-Seite können Sie jederzeit den Status eines jeden Mitarbeitenden einsehen.
Eine Übersicht der Status aller Ihrer Mitarbeitenden erhalten Sie auf Ihrer Dashboard-Seite:
Problembehebung: Registrierungsmail abgelaufen
Die Gültigkeitsdauer des Links in der Registrierungs-E-Mail beträgt zwei Wochen. Falls ein Mitarbeitender sich innerhalb dieses Zeitraums nicht anmeldet, wird der Link ungültig. Um eine neue Registrierungs-E-Mail an diesen zu versenden, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Öffnen Sie das Mitarbeiter-Profil der betreffenden Person.
- Klicken Sie auf das Stiftsymbol rechts neben "Profil".
- Wählen Sie die Option "Erneut einladen".
Die Person erhält daraufhin eine neue E-Mail-Einladung und kann den Registrierungsvorgang abschließen.
Verwaltung der Mitarbeiter-Stammdaten (Personalnummer, Mail-Adresse, etc.)
Unter dem Reiter Mitarbeiter auf der linken Seite in Ihrer Übersichtsspalte erhalten Sie eine Übersicht aller angelegten Mitarbeitenden.
Folgende Infos können Sie bei den angelegten Personen jeweils ergänzen/bearbeiten:
Persönliche Informationen:
- Geburtsdatum (diese Information ist später für die Anlage des Benefits Aufmerksamkeiten relevant, jedoch nicht verpflichtend)
- Adresse
Berufliche Informationen
- Personalnummer
- Benutzerrolle (Mitarbeiter oder Administrator. Standardmäßig wird allen angelegten Personen zunächst die Mitarbeiter-Rolle zugeteilt. Die Einloggdaten für App und AG-Portal sind nach der Umstellung auf die Admin-Rolle identisch)
- Abteilung
- Arbeitsstätte
- Kostenstelle
- Einstellungsdatum
- Art der Anstellung
Die Personalnummern werden nur für die monatliche Abrechnung, d.h. z.B. den DATEV Export benötigt.
Klicken Sie zur Eintragung der von Ihnen gewünschten Informationen einfach auf die entsprechende Person und anschließend auf den Stift-Icon.
Daraufhin öffnen sich die jeweiligen Profil-Einstellungen und Sie können die Informationen ergänzen. Sichern Sie die Eintragungen mit Klick auf den Button Speichern.
Falls Sie etwa die Personalnummern für eine große Anzahl an Mitarbeitenden hinzufügen möchten, kommen Sie gerne auf uns zu. In diesem Fall können wir diese gerne automatisiert für Sie importieren, wenn Sie die gewünschten Informationen z.B. in der Excel-Tabelle zum Massenimport eintragen.
Folgende Infos können Ihre Mitarbeitenden bei Ihrer Registrierung ergänzen (nach der Einladung durch Sie):
- Anrede
- Vorname
- Nachname
Die ergänzten Informationen werden daraufhin automatisch hier für Sie angezeigt:
Änderung der E-Mail-Adresse
Mit dem Stift-Symbol kommen Sie zur Ansicht der Mitarbeiterdaten, wo Sie die Änderung vornehmen können. Am Ende betätigen Sie "speichern".
Wenn Sie die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters ändern, muss der Mitarbeiter danach unabhängig des vorherigen Anmeldeweges wie folgt vorgehen: er öffnet die App und geht auf der Login-Seite auf "Passwort Reset", gibt dort die neue E-Mail-Adresse ein und setzt sich so sein neues Passwort für den zukünftigen Login mit neuer E-Mail-Adresse.
Umgang mit ausscheidenden Mitarbeitenden
Wenn Sie das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeitenden beenden möchten, so können Sie dessen Ausscheiden direkt in Ihrem Portal einstellen. Gehen Sie dazu zunächst auf die Spalte Mitarbeiter & klicken Sie dann auf den Namen des entsprechenden Mitarbeitenden
Daraufhin öffnet sich dessen Mitarbeiter-Profil. Gehen Sie nun auf den Stift-Icon oben links.
Nun können Sie unten rechts das Arbeitsverhältnis beenden, indem Sie den entsprechenden Button klicken.
Wenn Sie das Arbeitsverhältnis Ihres Mitarbeitenden beenden, kann sich dieser dennoch weiterhin in die Mitarbeiter-App einloggen, um etwa auf bereits erhaltene Gutscheine zuzugreifen und diese einzulösen. Allerdings werden alle aktiven Benefits zum gewählten Termin deaktiviert.
Falls die Ausscheidung erst für die Zukunft geplant ist, geben Sie optional den gewünschten Monat an, zu dessen Ende das Arbeitsverhältnis enden soll.
Löschen von Mitarbeitenden
Um einen Mitarbeitenden zu löschen, müssen Sie zunächst sein Arbeitsverhältnis im Portal beenden. Gehen Sie dazu zur Mitarbeiterliste, klicken Sie auf den Namen des betreffenden Mitarbeiters und dann auf das Stiftsymbol neben dem Namen. Auf der neuen Seite klicken Sie auf den Button "Arbeitsverhältnis beenden" unten rechts. Danach können Sie den Mitarbeiter entfernen, indem Sie auf den Button "Mitarbeiter entfernen" klicken, "Löschen" eingeben und dann erneut auf "Mitarbeiter entfernen" klicken.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie einen Mitarbeiter gelöscht haben, ist dies endgültig, und das Profil kann nicht wiederhergestellt werden.
Benutzerrollenverwaltung
Hinzufügen weiterer Administratoren
Wenn Sie möchten, dass mehrere Personen das Portal verwalten können, haben Sie die Möglichkeit, eigenständig einen oder mehrere zusätzliche Administratoren im Arbeitgeber-Portal hinzuzufügen. Beginnen Sie, indem Sie die Person(en) wie gewohnt mit ihrer E-Mail-Adresse im Portal anlegen (Anleitung: Hinzufügen von Mitarbeitenden). Anschließend passen Sie lediglich die Benutzerrolle im entsprechenden Mitarbeiterprofil von "Mitarbeiter" auf "Administrator" an und speichern Sie die Einstellungen, indem Sie auf den Speichern-Button klicken.
Sie haben auch die Möglichkeit, die Benutzerrolle von bereits existierenden Personen zu ändern. Um dies zu tun, folgen Sie den oben beschriebenen Schritten und passen Sie die Benutzerrolle in den Profileinstellungen der jeweiligen Person an.
Administratorenrechte
Als Administrator verfügen Sie über Zugriffsrechte auf das Portal und haben somit umfassende Kontrolle über sämtliche Daten und Einstellungen im Portal. Sie sind berechtigt, Mitarbeiterprofile zu erstellen, zu aktivieren, zu deaktivieren und zu löschen. Ebenso können Sie individuelle Anpassungen im Bereich der Mitarbeiterleistungen vornehmen und die Konfiguration der Lohndaten-Exporte unkompliziert einrichten und ändern. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, Unternehmenseinstellungen anzupassen. Diese erweiterten Befugnisse dienen der Maximierung der Effizienz und Anpassungsfähigkeit des Portals.
Hinzufügen von Auditoren
Wenn Sie möchten, dass mehrere Personen einen lesenden Zugriff auf das Portal erhalten, haben Sie die Möglichkeit, eigenständig einen oder mehrere Auditoren im Arbeitgeber-Portal hinzuzufügen. Beginnen Sie, indem Sie die Person(en) wie gewohnt mit ihrer E-Mail-Adresse im Portal anlegen. Falls eine Person bereits im Portal angelegt ist, entfällt dieser Schritt. Anschließend passen Sie lediglich die Benutzerrolle im entsprechenden Mitarbeiterprofil von "Mitarbeiter" auf "Auditor" an und speichern Sie die Einstellungen, indem Sie auf den Speichern-Button klicken.
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